In onderstaand voorbeeld wordt getoond hoe een sjabloon wordt gemaakt voor een e-mail naar een klant vanuit een bepaalde polis. Hierbij gaat er standaard ook een bijlage mee.


Stap 1: Leg het sjabloon op de juiste wijze aan (zie hoofdstuk "sjablonen maken")

A


Stap 2: Klik op 'OK' en u komt in het scherm waar u het sjabloon op kunt gaan maken (de teksteditor).




Stap 3: Vanuit het menu bovenin uw scherm klikt u op vervolgens 'Mailingen' en 'Samengevoegd veld invoegen' op het veld dat u wilt invoegen in het sjabloon. 



Stap 4: Ga nu uw brief opmaken en zet op de juiste plekken de samengevoegde velden neer. Dat veld zal vervolgens tussen ‘<<’ en ‘>>’ worden weergegeven in het sjabloon. 


Welke velden u kunt kiezen in dit menu is afhankelijk van het type sjabloon dat u gaat toevoegen.


Twee belangrijke samengevoegde velden die u vaak zult gebruiken bij het maken van sjablonen zijn:

<<Aanschrijving_NAW_Compleet>>                Dit veld is de aanschrijving bovenaan een brief. 
                                               Voorbeeld: Dhr. Van den Boom

<<Aanschrijving_Briefaanhef_Compleet>>        Dit veld is de briefaanhef waarmee u de brief begint.
                                               Voorbeeld: Geachte heer Van den Boom


De tekst zelf kunt u net zoals in Word samenstellen door middel van het tabblad "Startpagina". Hier kunt u lettertype, lettergrootte en dergelijke opmaken.


Als u uw tekst heeft opgemaakt, alle invoegvelden heeft aangelegd en eventuele afbeeldingen heeft ingevoegd dan ziet uw sjabloon er ongeveer zo uit:



Bij het aanmaken van een sjabloon zijn er misschien ook waardes die per situatie verschillen en die u pas weet bij het gebruiken van het sjabloon. 

Daarom moet u weten dat u een sjabloon altijd nog kunt aanpassen nadat u het geselecteerd hebt om te gebruiken in Assu® en voordat u het verstuurd of uitprint. 

Een voorbeeld van dit soort waardes kan een bepaalde datum zijn voor een afspraak of een bedrag in verband met een uitbetaling of incasso.


Als u een e-mail handtekening aangelegd heeft (hetzij in de AssuMailbox versie, hetzij in een versie zonder de Assumailbox) dan dient u in het briefsjabloon GEEN  onderschrift aan te leggen.

Dit om te voorkomen dat er een dubbel onderschrift onder uw mail komt te staan bij verzenden.

Bij het versturen van de mailing zal de handtekening dan ook NIET automatisch toegvoegd worden!




Stap 5: Als uw sjabloon naar wens is slaat u het op door op 'Save' of  'Opslaan en sluiten' te klikken.


Als u er ook nog een standaard bijlage aan wilt hangen gaat u verder met stap 6.


Stap 6: Klik bovenin het sjablonenoverzicht op 'Standaard bijlagen' en koppel de juiste bijlage aan het sjabloon door op de groene plus te klikken en in het verkenner scherm wat opent de juiste bijlage te selecteren.


U ziet nu een vinkje achter het sjabloon staan voor de bijlage.