Als u uw administratie(s) handmatig wilt synchroniseren dient u als volgt te werk te gaan: 

Alle in Assu® ingevoerde grootboekrekeningen moeten bestaan in Feniks! 

Stap 1: Controleer of de in Assu® ingevoerde grootboeken in Feniks staan: om te beginnen de grootboeken die te vinden zijn via de ‘Boekhoud Instellingen’.





Stap 2: Als tweede gaan we controleren of de grootboeken die ingevuld staan op de maatschappijkaart ook in Feniks staan. Klik op ‘(Onderhoud) Stamtabellen’ bovenin uw scherm.


Stap 3: Klik op ‘(Stamtabellen) Assurantiën’.


Stap 4: Klik op ‘Maatschappijen’.



Stap 5: Zoek de desbetreffende maatschappij op en open deze.


Stap 6: Klik op het tabblad ‘Extra Instellingen’ op de maatschappijkaart. Dit zijn de gegevens die (voor iedere maatschappij) gecontroleerd moeten worden of deze in Feniks staan.



Nadat u de grootboeken heeft gecontroleerd en indien nodig heeft ingevoerd in Feniks is het mogelijk om de handmatige synchronisatie te starten.

Stap 7: Klik in de cockpit van Assu® op het tabblad ‘Financieel/ADN’.


Stap 8: Klik op ‘Synchroniseren’.


Stap 9: Klik op ‘Ja’ om de synchronisatie handmatig te starten.



     

Stap 10: Wacht tot u een melding krijgt dat de synchronisatie is afgerond. Deze melding komt rechts onder in het scherm tevoorschijn.




Tijdens deze synchronisatie worden de onderstaande boekingen uitgevoerd:

  • Alle nog niet gesynchroniseerde facturen worden in de administratie geboekt via het verkoopdagboek en de bijbehorende debiteuren worden in de administratie ingevoerd of bijgewerkt indien deze al bestaan.
  • Van alle openstaande facturen wordt het saldo opgevraagd uit de administratie om deze eventueel bij te werken.
  • Van alle betaalde facturen, binnen een ingestelde periode, wordt het saldo opgevraagd. Eventuele gestorneerde facturen worden zo weer open gezet.
  • Alle gemaakte boekingen voor polissen met maatschappij incasso die nog niet gesynchroniseerd zijn.


Acties die voor synchroniseren zorgen:


Een aantal acties in Assu® zorgt voor een directe synchronisatie:

  • Het maken van een SEPA bestand. Na het maken worden alle facturen die in die SEPA zitten gesynchroniseerd met de administratie. Tevens wordt er een memoriaalboeking aangemaakt in de administratie om de SEPA financieel weg te boeken. Als resultaat van deze boeking komen alle facturen uit de SEPA, op betaald te staan.
  • Na het samenvoegen van facturen in Assu® zullen alle facturen die met deze samenvoeging te maken hebben direct worden gesynchroniseerd met de administratie. Tevens wordt er een memoriaalboeking aangemaakt in de administratie om de samenvoeging financieel weg te boeken. Als resultaat van deze boeking zullen de facturen op betaald komen te staan (behalve de nieuwe factuur die aangemaakt is).


Een aantal acties in de Administratie zorgt voor een directe synchronisatie:

  • Een factuur op betaald zetten via het verwerken van een bankafschrift. 
    Als er een betaling wordt geboekt op de factuur zal na het opslaan en sluiten van de desbetreffende dagboekbladzijde deze betaling worden verwerkt in Assu®.
  • Een factuur storneren via het verwerken van een bankafschrift.
    Als een factuur gestorneerd wordt zal na het opslaan en sluiten van de desbetreffende dagboekbladzijde deze factuur weer als onbetaald komen te staan en kan deze opnieuw worden geïncasseerd.
  • Indien er facturen worden gebruikt bij het maken van een memoriaalboeking zal na het opslaan en sluiten van de dagboekbladzijde een synchronisatie plaatsvinden van de saldo’s van de geselecteerde facturen.