ADN - Overige berichten
Naast prolongatieberichten worden er ook andere berichten aangeleverd (mutaties/royementen, opschortingen).
Als er nieuwe polissen/onderdelen of wijzigingen op bestaande polissen/onderdelen meekomen met de ADN berichten dan heten deze bij ADN 'Contracten'.
Deze nieuwe contracten kunnen in verschillende scenario's voorkomen en dienen overeenkomstig verwerkt te worden. Lees hier meer over deze scenario's.
Als u overige ADN berichten wilt gaan verwerken dient u als volgt te werk te gaan:
Stap 1: U klikt op de cockpit op het tabblad ‘Financieel/ADN' en hierna op 'Berichten Verwerken'.
Stap 2: Vervolgens klikt u op "Overige berichten".
U krijgt een lijst te zien met alle aangeleverde berichten.
Bovenstaand scherm is te verversen door op F5 te drukken.
Als u een groep berichten verwerkt die als soort "mutatie" hebben worden deze berichten één voor één verwerkt.
Zitten hier onderdelen van paketpolissen tussen, zullen deze automatisch worden meegenomen.
Als u een pakketpolis opent en Assu® aangeeft dat er mutatieberichten klaar staat en u verwerkt vervolgens deze mutatieberichten dan worden de overige berichten op de onderdelen automatisch meegenomen.
Polis niet gevonden
Als er bij "Reden niet verwerkt" staat dat de polis niet gevonden kan worden, kunt u de volgende
zaken controleren:
- Staat exact hetzelfde polisnummer in Assu®?
- Staat er geen spatie voor of achter het polisnummer?
- Staat de maatschappij op de polis goed?
- Hoe wordt het bericht aangeleverd? Als pakket, losse polis of als onderdeel? En hoe staat de polis in Assu®?
U heeft dan een aantal mogelijkheden voordat u definitief gaat verwerken:
- berichten handmatig koppelen
- berichten omzetten naar nieuw contract en daarna verwerken
Berichten verwerken:
Als alles goed is kunt u de berichten gaan verwerken. U heeft de keuze uit:
- berichten deels verwerken (Lees hier hoe u berichten deels verwerkt.)
- berichten verwerken
Stap 3: De berichten verwerken:
Indien het bericht akkoord is en verwerkt kan worden klikt u op "Verwerk".
In tegenstelling tot de prolongatie worden de overige berichten stuk voor stuk verwerkt.
U dient eerst het pakket te verwerken alvorens de onderdelen te verwerken!
Bij het volledig verwerken van een ADN bericht wordt een boeking aangemaakt als deze wordt aangeleverd door de maatschappij. Voordat deze boeking gemaakt mag worden zit er nog een controle voor of de RC van de maatschappij voor de periode van de boeking al gesloten is. Is deze gesloten dan mag de boeking niet gemaakt worden.
Als u een bericht verwerkt met een poliswijzigingsdatum erin krijgt u een waarschuwing dat er nog een prolongatiebericht met dezelfde poliswijzigingsdatum nog niet verwerkt is.
U kunt meerdere mutatieberichten tegelijk te selecteren en in 1 keer om te zetten naar een nieuw contract!
Als er tijdens het verwerken van berichten een polis open staat voor het geselecteerde bericht, dan volgt er een melding dat er een polis open staat en deze wordt afgesloten op het moment dat u op "OK" klikt:
Als er berichten voor een bepaalde polis klaar staan wordt niet automatisch de polis geopend. Het berichten scherm dient eerst gesloten te worden voordat de polis getoond wordt!
Dit in verband met het feit dat het weleens gebeurde dat de polis met oude gegevens overschreven wordt als het systeem achter de schermen nog aan het verwerken was.
Op de factuur die getoond wordt na het verwerken van een ADN bericht (wat geen prolongatie is) wordt getoond wie de ADN boeking verwerkt heeft:
Wilt u een wachtrij maken voor het verwerken van meerdere ADN berichten waardoor u gelijk verder kunt met uw werkzaamheden en niet hoeft te wachten op het verwerken van de geselecteerde regels?
Selecteer dan hiervoor de regels die u wilt verwerken en klik op "Verwerk". Als u daarna op "Berichten in behandeling" klikt krijgt u de wachtrij te zien:
Als u hierna op "Ververs" klikt zullen de berichten verwerkt worden en de lijst wordt leeg.
Berichten verwijderen
Als er berichten aangeleverd worden die verder niet verwerkt hoeven worden dan kunt u het bericht selecteren en daarna op "Verwijderen" klikken. Er worden dan geen mutaties aangebracht in het systeem.
Boekingen die aangemaakt zijn door het verwerken van ADN berichten zijn niet meer aan te passen. U kunt er ook geen reden aan toe kennen. Dit is alleen mogelijk bij handmatige boekingen!!