Onder het tabblad Factuurbijlagen kunt u per Factuurtype aangeven welke documentbeschrijvingen er als bijlage meegestuurd moeten worden tijdens het verzenden van een factuur. 

Ook kunt u een vinkje zetten als u wilt dat er bij het verzenden van facturen vanuit een pakketpolis ook de documenten vanuit de onderdelen meegestuurd worden als ze voldoen aan de documentbeschijving die u bij de algemene instellingen inregelt.


In de 1 na laatste kolom kunt u aangeven hoeveel maanden oud een document maximaal mag zijn om meegestuurd te worden als factuurbijlage.


In de laatste kolom kunt u aangeven of de factuurbijlage meegestuurd moet worden:


- per post: de factuurbijlage gaat alleen mee per post

- per email: de factuurbijlage gaat alleen mee per email

- beiden: bij zowel post als email gaat er een factuurbijlage mee



In bovenstaand voorbeeld ziet u bijvoorbeeld dat er bij de algemene facturen voor 2 soorten documenten (facturen en groene kaarten) bij facturen vanuit pakketpolissen ook deze documenten meegestuurd moeten worden die bij de betreffende onderdelen horen.



Zelf bepalen wanneer er een bijlage meegestuurd wordt:


Optie 1:  Als u geen vinkjes achter de documentbeschrijving zet gaat er ALTIJD een bijlage mee met de factuur.

Optie 2: "Alleen bij contractexpiratie" betekent iedere keer als de polis expireert zal er een bijlage meegestuurd worden.

Optie 3: "Alleen bij hoofdvervaldatum" betekent dat er 1 keer per jaar een bijlage meegestuurd wordt. (dit wordt gebaseerd op de maand van de ingangsdatum van de polis; bijvoorbeeld bij een polis die ingaat op 25 februari van 2018 zal de factuur van februari 2019 een bijlage krijgen en die van maart niet).


Onderaan het scherm dient u een vinkje te zetten bij "voor facturen per post ook de bijlages afdrukken" als er bij facturen die per post gaan ook bijlages meegestuurd moeten worden.


Als u in de bestandsnaam van de bijlage ook het polisnummer wilt vermelden (dit geldt uiteraard alleen voor bijlages die met polissen te maken hebben), zet dan een vinkje bij "Polisnummer toevoeen aan bijlage bestandnamen". Zo kunt u bijvoorbeeld bij verzamelnota's die meerdere polissen bevatten alle polisnummers zien.

De bijlage is terug te zien in het documentenarchief met de eigen benaming en daarachter het nummer van de polis.




Factuurtype:


Bij Factuurtype heeft u de keuze uit een groot aantal types facturen:


Deze kunt u met de juiste rechten zelf inregelen via de Stamtabellen-Algemeen-Factuurtypes:

 


Documentbeschrijvingen:


Onder "Documentbeschrijvingen" heeft u de keuze uit een groot aantal documentbeschrijvingen die u zelf in kunt regelen via "Stamtabellen-Algemeen-Documentbeschrijvingen":