In het kader van de AVG wetgeving dient er een aantal instellingen ingericht te worden in uw pakket.

In dit hoofdstuk komen de volgende punten aan bod:

1- Bewaartermijn BSN instellen

2- Gegevens anonimiseren voor verwijderde relaties instellen
3- Bewaartermijn documentbeschrijvingen instellen en koppelen aan gebruikers(groepen).
4- Overzicht automatische opschoning
5- Instellingen wachtwoorden

6- Wijzigingen in AVG tabblad worden bijgehouden in Userlogs.

1-BEWAARTERMIJN BSN INSTELLEN

In Assu® is het mogelijk om ingevoerde BSN nummers na een X aantal maanden automatisch te laten verwijderen. 

Stap 1: Klik in de cockpit van Assu® op het tabblad ‘AVG’.

Stap 2: Klik op de button ‘AVG Instellingen’.



Stap 3: De bewaartermijn van het BSN kan worden ingevoerd.

Stap 4: Klik op ‘Opslaan’ als u het aantal maanden ingevoerd heeft.

Deze instelling is standaard leeg; dit betekent dat als hier géén bewaartermijn is ingevoerd de BSN nummers te allen tijde bewaard blijven. 

Vanaf het moment dat er een termijn is ingevoerd worden alle BSN nummers die aan dit termijn voldoen (of die al langer dan 3 maanden in het systeem staan) verwijderd.

2-GEGEVENS ANONIMISEREN VOOR VERWIJDERDE RELATIES

Ook kunt u hier door middel van een aanvinkveldje aangeven dat de gegevens van een relatie geanonimiseerd dienen te worden als een relatie verwijderd wordt. Dit geldt uiteraard voor relaties die uzelf verwijdert, maar ook relaties die door middel van een tijdgebonden servertaak op verwijderd gezet worden.

3-BEWAARTERMIJN DOCUMENTBESCHRIJVINGEN INSTELLEN EN KOPPELEN AAN GEBRUIKERS(GROEPEN).

U kunt bepalen hoelang documenten met een bepaalde beschrijving bewaard mogen blijven in het documentarchief van de klant. Tevens kunt u deze documentbeschrijvingen koppelen aan gebruikers(groepen) zodat alleen de gekoppelde gebruikers of groepen deze documenten in mogen zien. 

Stap 1: Klik in de cockpit van Assu® op het tabblad ‘AVG’.

Stap 2: Klik op de knop ‘Documentbeschrijvingen Instellingen’.



Stap 3: Klik op het groene plusje om een documentbeschrijving toe te voegen.

Stap 4: Voer de documentbeschrijving tegel in. (Omschrijving is altijd een verplicht veld!). 

Dit scherm bevat de volgende velden:

Indien zowel ‘Toegang Gebruikers’ als ‘Toegang Gebruikersgroepen’ leeg zijn, dan mag iedereen een document met die beschrijving openen. 

Stap 5: Zodra de gegevens ingevoerd zijn klikt u op ‘Opslaan’.

Stap 6: Klik vervolgens in de Documentbeschrijvingen tegel op ‘Sluiten’. 

In onderstaand voorbeeld ziet u dat voor een document wat de omschrijving "ID bewijzen" heeft alleen gebruiker "test" dit document mag openen in het docarchief. 

Iedere andere gebruiker die dit probeert zal onderstaande melding te zien krijgen.

4-OVERZICHT AUTOMATISCHE OPSCHONING

Middels deze lijst in Assu® kunt u zien bij welke relatie er wat verwijderd is. Dit wordt door het systeem uitgevoerd middels de instellingen die zijn aangegeven bij bijv. de documentbeschrijvingen, BSN nummers etc. 

Stap 1: Klik in de cockpit van Assu® op het tabblad ‘AVG’.

Stap 2: Klik op de button ‘Overzicht automatische opschoning’.

In het scherm wat volgt worden naar verloop van tijd de gegevens gevuld van de relaties waarvan er opschoonacties zijn geweest. 

U dient een periode te selecteren em daarna op de blauwe pijltjes te klikken om het overzicht in beeld te krijgen.



Stap 3: Klik op ‘Ok’ om uit dit overzicht te gaan.

5-INSTELLINGEN WACHTWOORDEN

Hier kunt u lezen hoe u de instellingen die te maken hebben met wachtwoorden, inloggen, inlogpogingen en inactieve gebruikers kunt inrichten.

6-USERLOGS

Wijzigingen in de AVG instellingen worden bijgehouden in de "Userlogs". Dit zijn bestanden die niet in Assu te vinden zijn maar ergens in een programmamap op uw server terug te vinden zijn.

Als u hier inzage in wilt hebben kunt u contact opnemen met onze helpdesk.