In het documentenarchief kunt u zien dat al uw documenten een beschrijving hebben.


Deze beschrijvingen kunt u instellen via "Stamtabellen - Algemeen - Documentbeschrijvingen".


U krijgt dan onderstaand scherm te zien waarin u de documentomschrijvingen kunt beheren:


In dit scherm heeft u de volgende mogelijkheden:


Groen plusje;  Een documentomschrijving toevoegen.

Potloodje;  Een documentomschrijving aanpassen.

Rode knop:  Een documentomschrijving verwijderen.

Blaadje met blauw pijltje: Instellingen doorvoeren op bestaande documenten.



Een documentomschrijving toevoegen:


Als u op het groene plusje klikt krijgt u een nieuw scherm te zien waarin u een aantal instellingen in kunt voeren die te maken hebben met de omschrijving:


Omschrijving:

Dit is een verplicht veld. Hierin vult u de omschrijving in die u later kunt selecteren als u een document in het docarchief sleept/importeert.

Gebruikers**:

Hierin kunt u de gebruiker(s) aangeven die een document met uw opgegeven beschrijving mag openen.

Gebruikersgroepen:

Hierin kunt u de gebruikersgroep(en) aangeven die een document met uw opgegeven beschrijving mag openen.

Aantal maanden:

In het kader van de AVG wetgeving kunt u hier aangeven hoeveel maanden een document met de opgegeven beschrijving bewaard moet blijven in het docarchief. (zet rechts eerst een vinkje).


Klik op 'Opslaan' om uw gegevens op te slaan.



Een documentomschrijving aanpassen:


Als u op het gele potloodje klikt nadat u een bepaalde omschrijving geselecteerd heeft dan krijgt u bovenstaand scherm te zien en kunt u wijzigingen aanbrengen in de diverse velden.



Een documentomschrijving verwijderen:


Als u op de rode knop klikt nadat u een bepaalde omschrijving geselecteerd heeft dan kunt u deze verwijderen.



Instellingen doorvoeren op bestaande documenten:


Als u op het blauwe pijltje klikt nadat u een documentomschrijving geselecteerd heeft kunt u de instellingen van dat documentomschrijving doorvoeren naar die van de andere documentomschrijvingen.



Voor meer informatie over gebruikers en gebruikersgroepen zie de hoofdstukken 'gebruikers aanmaken/bewerken/verwijderen' en 'gebruikersgroepen'.


Voor het wijzigen van document namen en beschrijvingen welke u via uw 'digitale berichten' ontvangt verwijzen wij u door naar het hoofdstuk 'digitale berichten'.