Als je gebruik maakt de slimme formulieren module dan kun je ook gebruik maken van een workflow die er voor orgt dat er automatisch een slim formulier verzonden wordt (bijvoorbeeld 1 x per jaar een nazorgscan).



Let op: relaties die in deze Workflow komen moeten wel een geldig e-mail adres ingevuld hebben staan op de relatiekaart, anders kan er niks verzonden worden. Ook moeten er slimme formulieren aanwezig zijn om te kunnen selecteren!


Stap 1: Maak een nieuwe Workflow definitie aan en sleep "Verstuur slim formulier" naar rechts zodat je onderstaand scherm te zien krijgt:



Stap 2: Vul een eigen titel in voor deze activiteit en indien gewenst een statusmelding.


Stap 3: Klik op "Formulier" en selecteer het juiste formulier (lees hier hoe je slimme formulieren aanmaakt).


Stap 4: Bij "Sjabloon" selecteer je het juiste sjabloon waarmee je het slimme formulier verstuurt (lees hier hoe je zo'n sjabloon opmaakt)

Onder de eerste knop achter "Sjabloon" kun je het gekozen sjabloon bekijken en onder de tweede knop kun je het sjabloon eventueel aanpassen.


Stap 5: Als je aangeeft dat je het formulier automatisch wilt laten versturen dan heb je niet langer de mogelijkheid om bij "uit te voeren door" aan te geven wie de actie dient uit te voeren.


Stap 6: Bij "Beschrijving" kies je de juiste beschrijving uit van de e-mail zodat je deze gemakkelijk terug kunt vinden in het documentenarchief van je relatie.


Stap 7: Ben je klaar? Sla dan je workflow op en hij is klaar om te gebruiken.



Wil je deze workflow op jaarlijkse basis naar je klanten versturen? Lees dan verder in het hoofdstuk over startcondities hoe je dit doet.



Als je een mail verstuurt via een Workflow kun je GEEN gebruik maken van de optie "e-mail uitstellen" in je e-mail programma omdat een Workflow een vast proces is met een eigen tijdsinstelling!!