Onder de documententegel kunt u alle documenten administreren die bij een klant horen (mails, documenten, brieven, foto's). 




Door op de groen gemarkeerde knop recht bovenin de tegel te klikken maximaliseert u de documenten tegel.


Een document toevoegen:


       Voeg een nieuw document toe aan deze tegel. 

       Wanneer u op deze knop drukt krijgt u een venster te zien met daarop de volgende velden:


Nieuw bestand:

Door op te klikken kunt u het toe te voegen bestand zoeken en selecteren. De volledige bestandsnaam zal vervolgens in dit veld getoond worden.


Naast het tekstvak staan twee knoppen. Wanneer de eerste knop ingedrukt is ( ) zal het originele bestand worden verwijderd nadat het in Assu® is gezet.


Wanneer deze knop niet is ingedrukt ( ) zal het originele bestand blijven bestaan nadat het in Assu® is gezet. Wanneer u op klikt zal het veld worden leeggemaakt. 

Naam:

Hier kunt u een naam opgeven voor het document.

Herkomst:

Hier heeft u een aantal mogelijkheden om de herkomst van het bestand aan te geven.

Beschrijving:

In dit veld dient u een beschrijving te selecteren (zie hoofdstuk 'documentbeschrijvingen instellen'). Als u onderhoudsrechten heeft mag u zelf een beschrijving intypen in dit veld. (zie hoofdstuk gebruikersrollen)

Wijzigingsdatum:

In dit veld wordt de datum van het document ingevuld door Assu® en is desgewenst te wijzigen.

Wijzigingstijd:

In dit veld wordt de huidige tijd ingevuld door Assu® en is desgewenst te wijzigen.

Toon in app/port.

Wanneer u gebruik maakt van het Assu® Digitaal Portaal en/of Appviseurs en u wilt dat uw relatie dit document kan bekijken vinkt u deze checkbox aan.

Notificatie sturen:

Als u hier een vinkje zet en u maakt gebruik van appviseurs dan krijgt uw klant een berichtje als u het document opslaat.

Akkoord....:

Als hier een vinkje zet en u maakt gebruik van appviseurs dan dient uw klant akkoord te geven in zijn app voor het document.


Na het invullen van de velden klikt u op "Opslaan" om het bestand op te slaan in de documenten-tegel.


Als u gebruik maakt van de Werklijst (beschikbaar vanaf versie 1.2622 pilotfase) krijgt u onderstaand venster te zien. Als u hier een vinkje neerzet dan wordt het binnengehaalde document ook op de werklijst getoond.


Een bestand slepen naar de documententegel:


Een alternatieve, en makkelijkere, manier om een bestand toe te voegen is door het bestand  in de documenten-tegel te slepen. 

Dit houdt in dat u met de linkermuisknop éénmaal op het bestand klikt en ingedrukt houdt. 

Met de linkermuisknop ingedrukt houdend sleept u vervolgens het bestand naar de documenten-tegel. Wanneer de cursor boven de documenten-tegel is, verandert deze zoals op de afbeeldingen hieronder vergroot is uitgebeeld. 

Zodra dit gebeurt kunt u de linkermuisknop loslaten. 

Op de afbeeldingen hieronder is de cursor uitvergroot weergegeven.



Op deze manier kunt u ook e-mails rechtstreeks uit Outlook® slepen. Het hebben van 2 of meer monitoren is hierbij een groot voordeel omdat u dan Assu® en Outlook® naast elkaar kan zetten.




Het is mogelijk een document naar het docarchief te slepen zonder dat de documentbeschrijving ingevuld hoeft te worden.

Wat u hiervoor moet doen is het volgende:


Sleep het document naar het docarchief en laat het los OP de regel met de naam die het moet gaan krijgen.


In onderstaand voorbeeld: een document moet de naam 'factuur' gaan krijgen en er bestaat al een document met de beschrijving 'factuur' in de map.

Op het moment dat u het bestand los laat OP de regel opent het schermpje 'Documentgegevens' en staat er 'factuur' bij de beschrijving.



Klik op 'Opslaan' als het schermpje gevuld is en u ziet het nieuwe document met de beschrijving 'Factuur' in uw docarchief staan.



Zo ziet het er uit in actie:



Door middel van een klein plaatje voor de naam van het document kunt u zien om wat voor een soort document dat het gaat (Word, Excel, MP4...)


Als u meerdere documenten tegelijk insleept in het docarchief dan krijgt u onderstaand scherm te zien:



Stap 1: sleep de documenten naar het docarchief

Stap 2: Er opent nu een nieuw scherm waarin u een beschrijving en herkomst aan de documenten kunt geven. Doet u dit in de bovenste regel dan wordt hetgene wat u in heeft gevuld automatisch gekoppeld naar alle documenten. Wilt u dit niet dan kunt u ze ook los van elkaar een benaming geven door een benaming te selecteren in het dropdown menu. De benamingen komen uit de stamtabel "documentbeschrijvingen" die u zelf in kunt richten.

De laatste 4 kolommen zijn voor de werklijst en de appviseurs module.

Stap 3: Klik op "Opslaan" en de documenten worden opgeslagen in het docarchief.



1: Als u meerdere documenten op bovenstaande wijze tegelijk sleept dan kunt u in Assu geen andere schermen openzetten. Pas als het drag and drop proces klaar is in Assu kan dit weer!


2: Wanneer het inslepen helemaal NIET werkt dan kan dat liggen aan het feit dat u Assu onder Windows uitvoert als Adminstrator. Neem in dat geval contact op met uw systeembeheerder.

Zeg tegen de systeembeheerder dat dit vinkje "uit" moet staan.


Vanaf versie 1.2622 is in het docarchief voor verzonden en ontvangen e-mails te zien wie de afzender/ontvanger was en of er al dan niet een bijlage bij zit: