Het is in Assu® mogelijk om automatische handelingen aan te maken. Hierdoor gaat het systeem op een door u aangegeven moment automatisch een bepaalde actie uitvoeren. 

Bijvoorbeeld een e-mail verzenden op het moment dat het woonadres van een relatie gewijzigd wordt.

In het tabblad ‘Onderhoud’ vindt u de knop 'Automatische handelingen'.

In dit scherm kunt u handelingen toevoegen, wijzigen of verwijderen. Een handeling geeft aan wat het systeem gaat doen op het moment dat de actie uitgevoerd wordt.

Tevens kunt u hier triggers toevoegen, wijzigen of verwijderen. Een trigger is hetgene wat moet gebeuren om de actie te starten.

We hebben de volgende trigger types in Assu® beschikbaar:

Hieronder een voorbeeld van een automatische handeling:

Om een automatische handeling aan te maken klikt u eerst op eerst "Trigger toevoegen" .

Hier geeft u aan bij welke wijziging er iets moet gebeuren.

Bijvoorbeeld:

 

Vervolgens selecteert u de zojuist aangemaakte handeling en klikt u op "Handeling toevoegen".  

Hier geeft u aan wat er dient te gebeuren.

U kunt kiezen uit:

- E-mail versturen

- Brief maken

- Taak aanmaken

- Afspraak maken

- Factuur maken

- Workflow starten

In dit voorbeeld hebben we gekozen voor het versturen van een e-mail. Deze e-mail is te selecteren uit de standaard sjablonen. (zie het hoofdstuk "sjablonen" voor het aanleggen van sjablonen).

De beschrijving geeft na aanklikken een lijst met standaard documentbeschrijvingen. Deze zijn in te regelen via "Stamtabellen-algemeen-documentbeschrijvingen"

In dit voorbeeld zal er, zodra het primaire bezoekadres van de relatie wijzigt, een e-mail gemaakt worden naar de relatie. 

U kunt er tevens voor kiezen om een handeling te maken richting de maatschappij.

Dit geldt ook voor correspondentie richting een servicebureau als er een servicebureau vermeld staat op de poliskaart.

U kunt, door middel van het aanvink veld "Automatisch"  kiezen of de e-mail automatisch verstuurd wordt of u nog een voorbeeld van de e-mail wilt zien voordat deze verzonden wordt.

U kunt meerdere handelingen aan een trigger hangen. 

De trigger met handeling ziet u nu als volgt staan:

Als u nu naar de klantenkaart gaat en daar een wijziging van het primaire bezoekadres doorvoert zult u de volgende melding krijgen:

Klik op "OK" om verder te gaan.

Er wordt nu een e-mail naar de klant verzonden die weer terug te vinden is in het docarchief van de klant.

 

Let op; indien u in de handeling heeft gekozen voor ‘automatisch’ zal de e-mail niet meer geopend worden maar automatisch worden verzonden.

U kunt tevens aangeven of een handeling verplicht moet zijn. U kunt hem bij uitvoer dan niet meer wegklikken:

Als u een automatische handeling wilt starten voor een bepaalde soort relatie doe dit dan als volgt:

U kunt nu de soort relatie specificeren waardoor u bijvoorbeeld kunt zeggen: ga een e-mail sturen als er een klant aangelegd wordt die "partner" is.

Een automatische handeling laten starten bij het toevoegen van een bepaald soort document

U heeft de mogelijkheid om een actie te laten starten (bijvoorbeeld een taak aanmaken) bij het toevoegen van een bepaald soort document. We zullen in dit voorbeeld uitleggen hoe dit werkt aan de hand van een voorbeeld van een groene kaart.

Stap 1: Kies trigger toevoegen

Stap 2: Kies trigger type: "Document - Bij toevoegen" en Documenten met beschr. aanwezig "Groene kaarten" (let op: deze velden richt u in onder het witte boekje bij de algemene instellingen - Aplaza instellingen")

Bij Producttype kunt u ook nog aangeven of dit alleen moet geleden voor een polis, een schade, een relatie etc. Laat u dit leeg dan draait de handeling bij elk product.

Maximaal aantal dagen oud mag u leeglaten als dit niet van toepassing is.

Stap 3: Sla uw keuzes op

Stap 4: Selecteer de zojuist aangelegde trigger en koppel daar een handeling aan zoals we hier boven uitgelegd hebben.

Stap 5: Sla uw keuzes op

Er zal nu een taak aangemaakt worden op het moment dat er een document van het soort "groene kaarten" toegvoegd wordt.

*Een automatische handeling laten starten bij het storneren van een factuur / facturen

We hebben 2 triggers voor het aansturen van een actie na ht ontvangen van een storno op 1 of meerdere facturen.

• Feniks / interne boekhoudkoppeling; bij storneren van een factuur (per factuur)
• Interne boekhoudkoppeling: bij storneren van 1 of meerdree facturen (per relatie)

Deze triggers zijn zoals de naam al zegt bedoeld voor gebruikers van de interne boekhoudkoppeling of Feniks.

In onderstaand voorbeeld werken we er eentje uit: "Interne boekhoudkoppeling: bij storneren van 1 of meerdree facturen (per relatie)"

Stap 1: Kies trigger toevoegen

Stap 2: Kies trigger type: "Interne boekhoudkoppeling: bij storneren van 1 of meerdree facturen (per relatie)" 

Bij "storno code" kunt u een aantal storno codes selecteren of alle codes:

Stap 3: Sla uw keuzes op

Stap 4: Selecteer de zojuist aangelegde trigger en koppel daar een handeling aan zoals we hier boven uitgelegd hebben:

Stap 5: Sla uw keuzes op

Er zal nu automatisch een e-mail verzonden worden aan de relatie op het moment dat er 1 of meerdere facturen gestorneerd worden.