Zoals u in het vorige hoofdstuk heeft kunnen lezen hebben facturen een factuurdatum en een verzenddatum. Deze verzenddatum wordt automatisch gevuld bij het afdrukken van de factuur. 

Deze verzenddatum speelt een belangrijke rol in het proces van herinneringen en aanmaningen.

Zo kan er bijvoorbeeld kan een minimaal aantal dagen tussen deze verzenddatum en de eerste herinnering worden ingesteld.

Tevens kan na het verwijderen van een wachtcode op een factuur deze datum op vandaag worden gezet indien gewenst.


In dit hoofdstuk wordt uitgelegd welke instellingen er ingericht dienen te worden voordat u aan de slag kunt gaan met het versturen van herinneringen en aanmaningen.

 

De vervaldatum instellen:


Allereerst dient u te bepalen op hoeveel dagen na de factuurdatum de vervaldatum dient te komen staan. Dit doet u onder de algemene facturatie instellingen onder het witte boekje.



De instellingen voor herinneringen en aanmaningen inrichten:


De herinneringen/aanmaningen instellingen kunt u als volgt instellen:


Stap 1: Open in de cockpit van Assu® het ‘witte boekje’.


Stap 2: Klik op ‘Koppelingen’.


Stap 3: Klik op ‘Boekhoud Instellingen’.



Stap 4: Voer de gegevens in onder ‘Instellingen’ in het tabblad ‘Algemeen’.


Dagen tussen vervaldatum en herinnering:

Hier zet u neer na hoeveel dagen na de vervaldatum er een herinnering gestuurd moet worden. Stel bijvoorbeeld dat de vervaldatum 14 dagen na de factuurdatum is dan komen daar in bovenstaand voorbeeld nog 21 dagen bij: uw relatie krijgt 35 dagen na de factuurdatum een herinnering.

Dagen tussen verzenddatum en herinnering:

Als u de factuur later verstuurt dan op de factuurdatum dan moet het aantal dagen tot de herinnering uiteraard ook later gaan lopen. In bovenstaand voorbeeld wordt de herinnering op 14 dagen na de verzenddatum verzonden als de factuur later verzonden wordt dan de factuurdatum.

Dagen tussen vervaldatum en aanmaning:

Hier zet u neer na hoeveel dagen na de vervaldatum er een aanmaning gestuurd moet worden. In bovenstaand voorbeeld krijgt de relatie 35 dagen na de vervaldatum een aanmaning.

Dagen tussen herinnering en aamaning:

In bovenstaand voorbeeld moet er minimaal 14 dagen zitten tussen de herinnering en de aanmaning. Als de factuur dus later verzonden wordt dan de factuurdatum dan gaat de doorlooptijd ook later van start, namelijk de 14 dagen vanaf de verzenddatum + 14 dagen voor de aanmaning.

Dagen tot brief maatschappij:

Hier zet u neer na hoeveel dagen na de vervaldatum van de factuur er een brief naar de maatschappij gezonden dient te worden dat deze het incasso overneemt.

Dagen tussen aanmaningen:

Maar er moet dan minimaal 14 dagen zitten na de aanmaning in het geval de factuur later verzonden is dan de factuurdatum.



Als bovenstaande dagen goed gevuld zijn gaat u verder met stap 5. Bovenstaand verduidelijken wij nog een keer in het schema onderaan deze pagina.


Stap 5: Klik op ‘Opslaan’ om de ingevoerde gegevens op te slaan.

Dit is nu ingeregeld en zowel nieuwe als al eerder gemaakte facturen gaan nu kijken naar deze instellingen. 


Een voorbeeldje ter illustratie:


In onderstaand schema werken we bovenstaande instellingen uit aan de hand van een tweetal scenario's:


In scenario 1 gaan we ervan uit dat er een vervalperiode van 14 dagen ingesteld is en dat er op 1 januari een factuur aangemaakt wordt die tegelijkertijd ook verzonden wordt. De vervaldatum van deze factuur is nu 15 januari (1 januari + 14 dagen).

21 dagen na deze vervaldatum (5 februari) zal de eerste herinnering verstuurd worden omdat er meer dan 14 dagen tussen het verznden van de factuur en de herinneringsdatum zit.

35 dagen na vervaldatum (19 februari) zal de aanmaning verstuurd gaan worden omdat er dan tussen de herinnering en de aanmaning 14 dagen zit.

54 dagen na de vervaldatum (10 maart) zal er een brief afgedrukt worden om het incasso risico terug te geven aan de maatschappij en er tussen deze brief en de aanmaning 14 dagen zit.




In scenario 2 gaan we ervan uit dat er een vervalperiode van 14 dagen ingesteld is en dat er op 1 januari een factuur aangemaakt wordt. De vervaldatum van deze factuur is 15 januari (1 januari + 14 dagen).

Deze factuur wordt echter niet gelijk verzonden maar blijft om een fictieve reden liggen tot 25 januari waarna hij uiteindelijk verzonden wordt. 

21 dagen na deze vervaldatum zou de eerste herinnering verstuur moeten worden maar omdat er niet meer dan 14 dagen tussen het verzenden van de factuur en de herinneringsdatum zit, wordt nu uitgesteld tot 8 februari (dat is meer dan 21 dagen na de vervaldatum en 14 dagen na het verzenden).

35 dagen na de vervaldatum zou de aanmaning verstuurd moeten gaan worden maar omdat er dan tussen de herinnering en de aanmaning niet 14 dagen zit wordt dit nu uitgesteld tot 22 februari.

54 dagen na de vervaldatum zou er een brief afgedrukt moeten worden om het incasso ricico terug te geven aan de maatschappij, maar omdat er tussen deze brief en de aanmaning niet 14 dagen zit wordt dit uitgesteld tot 8 maart.




Bovenstaand schema kan ook interactief bekeken worden.

Klik op onderstaand plaatje om naar de site te gaan: