Voordat jij en jouw klant gebruik gaan maken van de Appviseurs app willen we je vooraf een aantal punten ter voorbereiding meegeven welke ingericht dienen te worden. 

Via deze instructie helpen we je met de inrichting zodat je goed voorbereid gebruik kunt maken van deze app. 

Het is belangrijk om van te voren de volgende gegevens goed in te regelen:

1- Algemene instellingen onder het witte boekje: richt deze instellingen tabje voor tabje in

2-Stamtabellen: bepaal de documentbeschrijvingen, schadetypes en adviseur instellingen in je Stamtabellen
3-Aplaza documenten: bepaal in de instellingen welke documentbeschrijvingen getoond worden.

4-E-mail instellingen: hier moeten de e-mail instellingen vermeld staan van de persoon die namens het bedrijf mag mailen

5-Instellingen op de relatiekaart in Assu®: ga naar de relatiekaart en regel daar de instellingen in

6-Elkaars producten mogen zien: in te regelen op dossier niveau

7-Alarmnummers van maatschappijen: in te regelen op de maatschappij kaart

8-Sjablonen in Assu® inregelen: via tabblad "Onderhoud" naar "Sjablonen"

9-Agenda instellingen in Assu®: via de algemene agenda de beschikbaarheid aangeven
 

Stap 1: Algemene instellingen in Assu® onder het witte boekje

Zorg ervoor dat alle algemene instellingen voor Appviseurs goed staan in Assu®. Neem alle tabbladen goed door voordat je met de app begint!

Deze instellingen zorgen er onder andere voor dat het informatie scherm van de app goed gevuld wordt ook kun je hier je notificaties inregelen.

Wil je gebruik maken van iDEAL betalingen voor facturen in Appviseurs? Dan dien je eerst een abonnement af te sluiten bij CM. 

Daarna kun je in Assu je inloggegevens kwijt bij de koppeling naar externe pakketten. Lees hier hoe dit werkt>>>

Stap 2a: Stamtabellen- documentbeschrijvingen inrichten

Stap 1: Ga in de cockpit van Assu® naar "Stamtabellen-Algemeen-Documentbeschrijvingen"

Stap 2: Klik op het groene plusje om document beschrijvingen toe te voegen. Wij raden je aan om goed gebruik te gaan maken van de documentbeschrijvingen. 

Dit zodat je op basis van documentbeschrijving straks en masse documenten kunt verwijderen. 

Stel, je voegt een document toe en kiest bij beschrijving 'ID bewijzen' dan kun je straks alle ID bewijzen in één keer verwijderen. Handig toch?

Wij raden daarom aan om je documentbeschrijvingen via "Stamtabellen-Algemeen-Documentbeschrijvingen" eens onder de loep te nemen.

Je zou bijvoorbeeld de volgende standaardlijst van beschrijvingen aan kunnen houden:

• Aanvragen
• Afspraakbevestigingen
• Algemene communicatie
• Belastingen
• Boekingsstukken
• Chat bijlage
• Facturen/betalingsherinneringen
• Groene kaart
• ID bewijzen
• Inkomen
• Mail naar MIJ
• Mail van MIJ
• Naverrekeningsformulieren
• Offertes
• Polisblad
• Productoverzichten
• Risico-inventarisaties
• SAF
• SEPA mandaat
• Polisblad
• Push berichten
• Winstbrieven

 

Uiteraard ben je vrij om zelf documentbeschrijvingen te kiezen die handig zijn voor je eigen kantoor.

Stap 3: Voer de gegevens in en vink aan dat jouw bepaalde document getoond moet worden in app (=Appviseurs) en klik op ‘Opslaan’.

De documentbeschrijvingen kun je zelf bepalen, invoeren, wijzigen en verwijderen.

Stap 2b: Stamtabellen- schadetypes inrichten

Stap 1: Klik in de cockpit van Assu® op het tabblad "Stamtabellen-Schade-Schadetypes":

Stap 2: Klik op het groene plusje om types toe te voegen:



De schadetypes kun je zelf bepalen, invoeren en wijzigen. 

Stap 2c: Stamtabellen- Adviseurs inrichten

Als je wilt dat je adviseurs getoond worden in Appviseurs dan dien je dat eenmalig in te richten.

Lees hier in de Assu® handleiding hoe je dit dient te doen.

Stap 3: APLAZA documenten instellen onder het witte boekje

Het is mogelijk om documenten die via Aplaza binnenkomen een standaard beschrijving mee te geven. 

Ook kun je bepalen welke documenten wel en niet in de Appviseurs app getoond mogen worden. 

In de instellingen van Assu® kun je dit bepalen. 

Denk hierbij bijvoorbeeld aan kopie polis bestanden die je via Aplaza ontvangt en wilt koppelen aan de juiste polis zodat je klant altijd de meest recente kopie polis bij de hand heeft. 

Volg voor het inrichten van de Aplaza documenten de volgende stappen:

Stap 1: Klik in de cockpit van Assu® op het ‘witte boekje’, gevolgd door 'Instellingen';

Stap 2: Klik op het Aplaza icoontje.

Stap 3: Klik op het tabblad ‘Documentbeschrijvingen’:

Stap 4: Bepaal de documentbeschrijving, standaard beschrijving en bepaal of deze getoond mag worden in de Appviseurs app door een vinkje achter de juiste regel te zetten.

Als de maatschappij een document aanlevert met als document soort ‘Kopiepolis’ dan kun je hier een standaard beschrijving aan meegeven, bijv. ‘Kopie polisblad’. 

Tevens kun je bepalen of deze in de app getoond mag worden, dit kun je doen door het vinkje aan te zetten in de kolom ‘Toon in appviseurs/portaal’. 

Je klant ziet dan na verwerking van de kopiepolis een document in de app genaamd ‘Kopie polisblad’. 

De 'Proces omschrijving' komt overeen met de kolom ‘Proces Omschrijving’ in het overzicht van de digitale documenten ('Algemeen' - 'Digitale Documenten'):



Stap 5: Nadat stap 4 is uitgevoerd klik je op ‘Opslaan’.

Stap 4: E-mail instellingen in Assu®

In het witte boekje onder "Instellingen-e-mail" dien je, als je gebruik maakt van een externe mailserver  de gebruiker en wachtwoord in te voeren van de persoon die namens het bedrijf mails mag verzenden.

Stap 5: Instellingen op de relatiekaart in Assu®

Op de relatiekaart in Assu® kun je de inloggegevens voor de klant terugvinden en aanpassen. 

Wanneer de klant de app voor de eerste keer op de telefoon of de tablet opent, dient deze gebruiker het kantoor te selecteren. 

Vervolgens kan er worden ingelogd.

Via de relatiekaart van de klant kun je in Assu® op tabblad "Extra informatie" de inloggegevens van de app zien:

Via het e-mail icoontje achter de gebruikersnaam kun je de inloggegevens naar je klant mailen. 

De datum en tijd waarop de mail verzonden is wordt nu onder de gebruikersnaam getoond.

Als een gebruiker zowel particulier bekend is als zakelijk (bijvoorbeeld iemand die directeur is van een eigen bedrijf) dan kun je deze beide dossiers ook in de app bekijken.

Hiervoor dient het zelfde emailadres bij tabblad extra informatie van de zakelijke en de privé relatiekaart te staan.

Ne het opstarten van de app krijg je een keuze uit welk dossier je wilt gaan openen:

Formeel/informeel:

Als je op de relatiekaart een vinkje zet bij "informeel" dan zal je relatie bij het openen van de app een informele begroeting krijgen: "Goedemiddag Kees" bijvoorbeeld.

Staat er geen vinkje aan op de relatiekaart dan wordt hij "formeel" begroet: "Goedemiddag K. Jansen".

AVG:

In het kader van AVG kun je, als je klant hier om vraagt, de gebruikersnaam weghalen en daarna op "opslaan" klikken.

Zorg ervoor dat de sjablonen voor het verzenden van deze mail/brief juist ingesteld staan. Zie hiervoor "Sjablonen" verder in dit hoofdstuk. 

Stap 6: Te doen als relaties elkaars producten mogen zien.

Als de relatie gekoppeld is aan privé personen binnen zijn of haar dossier (partner/kinderen) en hij of zijn wil ook de polissen van de gekoppelde relaties kunnen zien dan dien je een vinkje te zetten bij "Alle relaties kunnen de producten zien binnen dit dossier" op het eerste tabblad van het dossier. 

In de app worden dan de namen van de verzekeringsnemers getoond bij de polissen:

Als u dit in 1 keer voor alle dossiers aan of uit wilt zetten dan doet u dit via de Appviseurs instellingen onder het witte boekje in Assu® (tabblad "overig") 

Zakelijk en privé dossier mogen elkaars producten zien:

Als de relatie zowel gekoppeld is aan een privé dossier als aan een zakelijk dossier en de klant wil beide dossiers in kunnen zien in zijn Appviseurs app dan dien je dit als volgt in te richten:

Stap 1: Maak in Assu® voor beide relatiekaarten inloggegevens via tabblad extra informatie op de relatiekaart aan en stuur deze naar de klant.

Stap 2: De klant krijgt een mail voor iedere portefeuille en kan vervolgens in Appviseurs via het knopje links bovenin het startscherm een account "koppelen" aan het huidige account. Privé aan zakelijk dus!

Stap 3: De klant dient de gegevens van het tweede account met de gegevens hij of zij via de mail ontvangen heeft in te vullen:

Stap 4: De klant heeft nu de mogelijkheid om via twee accounts in te loggen en kan switchen door via het hoofdscherm links bovenaan naar de accounts gegevens te gaan:

Stap 7: Alarmnummers van maatschappijen invullen in Assu®

Wil je dat jouw relatie de alarmnummers van de maatschappijen kan zien? Richt deze dan in in Assu® op de maatschappijkaart onder tabblad "Alarmnummers".

Hier kun je het alarmnummer kwijt van de betreffende maatschappij, maar ook per branche(s) aangeven wat het alarmnummer is:

Stap 8: Sjablonen in Assu®

Voordat je de inloggegevens gaat versturen dien je ervoor te zorgen dat de sjablonen hiervoor goed ingericht staan in je systeem. 

Ga hiervoor als volgt te werk:

Ga vanuit de cockpit naar "Onderhoud- Sjablonen" en kies voor "Toevoegen":

Kies hier voor  ‘E-mail’ of ‘Brief’ en bij type voor ‘DPA gegevens’. De omschrijving en onderwerp zijn vrij naar keuze.

Klik nu 'Selecteren' en richt het sjabloon in. 

Gebruik in ieder geval de invoegvelden <<DPAGebruikersnaam>> en <<DPAWachtwoord>>.

Vervolgens kun je op de relatiekaart via brief of e-mail de inloggevens versturen via het zojuist aangemaakt sjabloon:

Sjabloon voor het toevoegen van hypotheek checklijst onderdelen:

Wil je je relatie automatisch een mail laten sturen als er checklijst delen zijn toegevoegd op een hypotheek? Zorg er dan voor dat je een sjabloon aanmaakt van het type "relatie" en geef in Assu onder het witte boekje (Appviseurs instellingen tabblad "notificaties" aan dat je dit sjabloon wilt gaan gebruiken.

Stap 9: Agenda instellingen in Assu®

Beschikbaarheid van de adviseur voor afspraken via Appviseurs inregelen:

Wil je dat de gebruikers van de app zelf afspraken kunnen indienen via de app?

Dan dien je dit in te regelen via je agenda in Assu.

Lees hier hoe je dit doet.