De relatiekaart is de plek waar u de gegevens van uw relaties kunt administreren. 

Er zijn kleine verschillen tussen de relatiekaart voor privé relaties en de relatiekaart voor zakelijke relaties. 

De privé relatiekaart bevat bijvoorbeeld een veld voor burgerservicenummer en geboortedatum terwijl de zakelijke relatiekaart velden bevat voor bedrijfsvorm, oprichtingsdatum en KVK-nummer. 


voorbeeld ter illustratie versie 1.2622


Velden die enkel op de relatiekaart van privé relaties aanwezig zijn, zijn in groen vermeld. Velden die enkel op de relatiekaart van zakelijke relaties aanwezig zijn, zijn in geel vermeld. 

Velden met een * zijn stamtabellen. 


Sterwaarde:

U kunt relaties kenmerken met 0 tot 5 sterren. U kunt binnen uw bedrijf afspreken waar de sterren voor staan.

Relatienummer:

Iedere persoon in Assu® heeft een uniek relatienummer. Assu® zal dit nummer zelf aanmaken wanneer u een relatie toevoegt aan Assu®. Vanaf versie 1.2621 is dit nummer niet zomaar meer aan te passen omdat dit met sommige boekhoudkoppelingen problemen gaf. Er zal in deze versie een waarschuwing volgens als u het relatienummer aanpast.

Aanhef*:

Hier geeft u aan welke aanhef u wilt gebruiken voor deze relatie. De aanheffen in Assu® zijn opgeslagen in een stamtabel (Stamtabellen-CRM

Informeel:

Wanneer u deze checkbox aanvinkt zal Assu® de aanhef aanpassen naar ‘Beste <Roepnaam>’. Het veld "Roepnaam" dient uiteraard wel gevuld te zijn.

Naam:

Bij natuurlijke personen bestaat de naam uit drie velden. Het eerste veld bevat de achternaam van de relatie. Het tweede veld bevat het tussenvoegsel en het derde veld de initialen van de persoon. Bij zakelijke relaties is dit slechts één veld en vult u hier de bedrijfsnaam in.

Voornamen:        

Dit veld bevat de voornamen van de relatie.

Soort:

Assu® kent drie soorten relaties; Klant, Prospect en Leverancier. 

Titel*:        

Wanneer uw relatie een titel heeft kunt u die hier kwijt. 

Roepnaam:

De roepnaam van de relatie.

Status:        

Assu® kent twee statussen: Actueel en Historisch

Kenmerk*:

U kunt relaties 1 kenmerk toekennen in Assu®. U kunt dit kenmerk gebruiken als u selecties wilt maken. Deze zijn te administreren via "Stamtabellen-CRM-persoonskenmerken".

Subagent*:

Wanneer u met subagenten werkt kunt u hier aangeven onder welke subagent deze relatie valt.

Selectiecode*:

Anders dan bij kenmerken kan een relatie wel meerdere selectiecodes hebben. U kunt hier zelf een omschrijving/omschrijvingen invullen die u kunt gebruiken voor het maken van een selectie op deze specifieke code(s). De selectiecodes zijn te beheren in de Stamtabellen of door vanaf versie 1.2621.3.15 op het groene plusje erachter te klikken. Hoe dat werkt kunt u hier lezen.

Geslacht:

Het geslacht van de relatie.

Geboortedatum:

De geboortedatum van de relatie.

Geboorteplaats:

De geboorteplaats van de relatie.

Nationaliteit:

De nationaliteit van de relatie.

Testament:

Als de relatie een testament heeft vinkt u deze checkbox aan.

Financiering:

Wanneer er aan deze relatie een financiering gekoppeld is in Assu® zal Assu® zelf deze checkbox aanvinken. Heeft de relatie geen financiering in Assu® dan zal Assu® deze checkbox automatisch uitvinken.

Overleden:

Wanneer een relatie is overleden vinkt u deze checkbox aan. U zal dan worden gevraagd de datum van overlijden in te vullen. Tevens zal Assu® dan de checkboxen ‘Uitsluiten van Mailing’ en ‘Uitsluiten van SMS’ aanvinken om te voorkomen dat deze relatie wordt meegenomen in mailingen. Ook zal deze relatie niet meer worden aangeschreven n.a.v. de verjaardag lijst.

Hypotheek:

Wanneer er aan deze relatie een hypotheek gekoppeld is in Assu® zal Assu® zelf deze checkbox aanvinken. Heeft de relatie geen hypotheek in Assu® dan zal Assu® deze checkbox automatisch uitvinken

Uren registratie:

Wanneer u wilt bijhouden hoelang gebruikers de relatiekaart open hebben staan vinkt u deze checkbox aan. Vanaf nu, wanneer een gebruiker de huidige relatiekaart of een gekoppeld product opent in Assu® zal er een timer gaan lopen in het lint. Wanneer de gebruiker de relatiekaart sluit zal Assu® vragen om de gedane werkzaamheden te benoemen om zo een urenregistratie op te bouwen voor deze relatie. Lees hier meer over in dit hoofdstuk.

Eigen huis:

Wanneer deze relatie een eigen huis heeft vinkt u deze checkbox aan.

**BSN:

Het burgerservicenummer van deze relatie.

Onderhoudsdat.:

Hier kunt u een datum kwijt voor een onderhoudsgesprek.

Burgerlijke staat:

De burgerlijke staat van deze relatie.

Stand.incassowijze:

Hier kunt u de standaard incassowijze neerzetten (automatisch incasso/maatschappij incasso, etcetera)

... afdrukken:

In deze 2 veldjes kunt u aangeven of u de prolongatiefacturen en/of de overige facturen af wilt laten drukken

Afwijkende incassodag:

Als een klant op een afwijkende dag zijn automatisch incasso wil hebben dan kunt u hier de afwijkende dag neerzetten. Stel u incasseert altijd de eerste van de maand en deze klant wil dat niet maar die wil het op de 10e van de maand. Dan zet u in dit veld een "10".

Beheerteam:

Hier kunt u gebruikersgroepen/beheerteams kiezen die u eerder heeft aangemaakt (zie hoofdstuk "gebruikersgroepen/beheerteams")

Rechtsvorm:

De rechtsvorm van deze relatie. (via de CRM stamtabellen in te regelen)

Ter attentie van:

Wanneer u hier kiest voor ‘Zakelijke aanhef’ kunt u in het veld ernaast kiezen voor een zakelijke aanhef*. Wanneer u hier kiest voor ‘Specifieke relatie’ kunt  in het veld ernaast kiezen voor een gekoppelde relatie. 

De aanschrijving en aanhef zullen dan t.a.v. deze persoon zijn. 

Zakelijke kenmerk*:

Naast een kenmerk kunnen zakelijke relaties ook nog een zakelijk kenmerk hebben.

BTW Nummer:        

Het BTW nummer van deze relatie.

BTW Verrekenbaar:

Hier kunt u aangeven of de BTW verrekend moet worden.

KVK Nummer:        

Het KvK nummer van deze relatie.

Oprichtingsdatum:

De oprichtingsdatum van deze relatie.

Loonheffingsnr.:

Het loonheffingsnummer van deze relatie bij de belastingdienst.

Soort bedrijf:        

Hier vult u in wat voor soort bedrijf deze relatie betreft.

SBI code:

De SBI-code van deze relatie die de werkzaamheden beschrijft.

Nevenactiviteit:

De SBI-nevencode van deze relatie die de nevenwerkzaamheden beschrijft

DigiD:        

De DigiD gebruikersnaam van deze relatie. 

Adviseur*:

De adviseur verbonden aan deze relatie.

Intermediair:

Hier vult u de naam in van de intermediair die bij deze relatie hoort. Als u gebruik maakt van de Postenbank module is het belangrijk dat dit veld juist gevuld wordt.

Laatst bezocht:

De datum waarop u deze relatie voor het laatst bezocht heeft. Standaard vult Assu® hier de datum in van de meest recente agenda-afspraak (wanneer deze aanwezig is).

Wijzigingsdatum:

De datum waarop deze relatiekaart voor het laatst gewijzigd is.

Wijzigingsreden:

De reden die de betreffende gebruiker heeft opgegeven bij het opslaan van wijzigingen aan de relatiekaart.

Klant sinds:

De datum waarop deze relatie uw klant is geworden. Deze datum wordt door Assu® ingevuld bij het aanmaken van een relatie van het soort ‘Klant’. 

Ook wanneer u een relatie van het soort ‘Prospect’ aanpast naar het soort ‘Klant’ zal Assu® de datum van die dag invullen.

Historisch sinds:

Wanneer u een relatie historisch maakt zal Assu® die datum invullen in dit veld.



**Het BSN nummer valt onder de AVG instellingen. 

Als u het BSN nummer ingevuld heeft en vervolgens de cursor erboven hangt ziet u de datum waarop het nummer ingevoerd is en de datum waarop het nummer weer verwijderd wordt:


Het aantal maanden waarin een BSN nummer zichtbaar blijft valt in te stellen via 'AVG' - 'AVG instellingen'.

U komt dan in de AVG instellingen van het witte boekje terecht waar u bij de bewaartermijn BSN het aantal maanden kunt aangeven dat een BSN nummer bewaard mag blijven.



Als u met een versie ouder dan 1.2617 werkt dan kan het zijn dat uw systeem de invoerdatum van het BSN nummer niet herkent. 

U kunt dit voorkomen door het BSN nummer even weg te halen en opnieuw in te voeren!



Een zakelijke relatiekaart:

voorbeeld ter illustratie versie 1.2622


Bovenstaand voorbeeld van een zakelijke relatiekaart komt uit versie 1.2622. Hier is vanaf versie 1.2619 een KVK verrijking aan toegevoegd en een veld "Beheerteam".

Indien u gebruik maakt van de Werklijstmodule (beschikbaar eind 2021) kunt u hier een specifiek team vermelden voor deze relatie.


Voor zakelijke relaties zijn er vanaf versie 1.2620 twee nieuwe tabbladen bij gekomen:

-WWFT (risico analyse/risico gegevens/risico klasses)

-Kerncijfers



Een relatie die gebruik maakt van de Appviseurs module heeft in tabblad "Algemeen" nog een extra veldje staan op het moment dat hij 1 keer ingelogd heeft op de app:

voorbeeld  ter illustratie versie 1.2620


In dit vakje kunt u een vinkje zetten als de relatie akkoord heeft gegeven met het delen van gegevens in verband met AVG.



Onderin de relatiekaart vindt u een aantal tabbladen.

In de volgende hoofdstukken zullen deze tabladen 1 voor 1 besproken worden:

- Tabblad Algemeen

- Tabblad Bank/Opleidinggegevens

- Tabblad Relaties

- Tabblad Identiteitsbewijzen

- Tabblad Inkomen/Beroep

- Tabblad Contactmomenten

- Tabblad Websites

- Tabblad Verzekerde objecten

- Tabblad Klantmutaties

- Tabblad WWFT

- Tabblad Kerncijfers

- Tabblad Extra informatie